Niet elke klant betaalt op tijd. En soms betaalt een klant helemaal niet. Voor u als ondernemer is dat een groot risico. Zeker als het om een fors bedrag gaat. Het goede nieuws is dat u het vaak al van tevoren ziet aankomen. Een wanbetaler geeft namelijk meestal signalen af. Als u die op tijd herkent, kunt u snel handelen. En dat scheelt u veel geld en kopzorgen.

Op tijd handelen is het halve werk. Hoe eerder u ingrijpt, hoe groter de kans dat u uw geld krijgt. Wacht u te lang, dan wordt incasseren een stuk lastiger. Een Incassobureau in Utrecht kan u helpen zodra de signalen zich opstapelen. Maar voorkomen is altijd beter dan genezen. Daarom is het slim om de waarschuwingstekens te kennen. Hieronder leest u de vijf belangrijkste signalen op een rij.

1. De betaaltermijn wordt steeds overschreden

Het eerste signaal is laat betalen. Een klant die structureel te laat is, vraagt om aandacht. Eerst een paar dagen. Dan een week. Daarna nog langer. Dit patroon is meestal geen toeval. Vaak gebruikt een klant uw factuur als gratis krediet. Of er spelen al geldproblemen op de achtergrond. Let dus goed op het betaalgedrag van uw klanten. Verandert dat gedrag? Dan is dat vaak de eerste waarschuwing. Een handige tip: houd uw openstaande facturen wekelijks bij. Zo ziet u een patroon meteen aankomen. En kunt u snel reageren voordat de achterstand oploopt.

2. De klant reageert niet meer

Een tweede signaal is stilte. U belt, maar u krijgt niemand te pakken. U mailt, maar er komt geen antwoord. Of u krijgt steeds vage beloftes terwijl er niets gebeurt. Een klant die het contact vermijdt, heeft meestal iets te verbergen. Misschien kan hij niet betalen. Misschien wil hij gewoon niet. Hoe dan ook: blijf er bovenop zitten. Stilte rond een openstaande factuur is zelden een goed teken. Leg uw afspraken ook altijd schriftelijk vast. Dan staat u sterker als het later toch misgaat.

3. De klant betwist opeens de factuur

Soms komt er ineens een klacht. En wel precies op het moment dat de factuur betaald moet worden. De klant zegt dat de levering niet klopte. Of dat er iets mis was met de afspraken. Een terechte klacht is natuurlijk geen probleem. Maar komt het bezwaar pas op het laatste moment? Dan is het vaak een manier om de betaling uit te stellen. Wees daarom alert op dit soort plotselinge bezwaren. Vraag altijd om een concrete onderbouwing. Een echte klacht kan de klant gewoon uitleggen. Een smoes valt dan snel door de mand.

4. De financiële situatie verslechtert

Het vierde signaal zit in de cijfers. Hoe staat uw klant er financieel voor? Een bedrijf met problemen betaalt vaak als laatste zijn leveranciers. U kunt dit deels zelf controleren. Kijk bijvoorbeeld of een bedrijf zijn jaarrekeningen heeft gedeponeerd. Of doe een kredietcheck voordat u een grote opdracht aanneemt. De Kamer van Koophandel legt op een handige pagina over klanten op tijd laten betalen uit hoe u dit aanpakt. Zo weet u vooraf beter met wie u in zee gaat.

5. Het gedrag verandert plotseling

Een laatste signaal is een onverwachte verandering. Een trouwe klant gaat ineens anders doen. Hij betaalt later dan u gewend bent. Hij is korter van stof. Of hij vraagt om uitstel, terwijl dat nooit eerder nodig was. Zulke veranderingen zeggen vaak meer dan woorden. Een klant die plotseling anders reageert, voelt de bui meestal zelf al hangen. Dat geldt zeker in een ondernemersstad als Utrecht, waar veel bedrijven elkaar kennen. Meer nieuws over het lokale bedrijfsleven leest u op Dagblad Utrecht. Verandert het gedrag van een vaste klant? Dan is het tijd om scherp te zijn.

Wat doet u met deze signalen?

Herkent u een of meer van deze signalen? Wacht dan niet af. Stuur op tijd een herinnering. Bel uw klant en vraag wat er speelt. Maak duidelijke afspraken en leg ze vast. Helpt dat allemaal niet? Dan is het verstandig om hulp in te schakelen. Een goed incassobureau pakt uw vordering snel op. En het kan druk uitoefenen waar u dat zelf niet kunt. Denk aan een laatste sommatie of, als het echt moet, de aanvraag van een faillissement. Dat laatste is een krachtig drukmiddel. Veel bedrijven betalen alsnog zodra dit dreigt. Zo voorkomt u dat een kleine achterstand uitgroeit tot een groot verlies. Want hoe eerder u handelt, hoe groter de kans dat u uw geld gewoon terugziet.